El módulo de Comisiones te sirve para saber, mes a mes, qué comisiones ya le pagaste a cada empleado. En cada pago queda registrado el número de transferencia y de qué operaciones fue.

Es solo un registro: no genera cheques, egresos ni pólizas en la contabilidad. La transferencia la haces desde tu banco como siempre y aquí dejas constancia de ella.

Quién puede usarlo

Los usuarios con el permiso Pagar comisiones. Con él pueden hacer todo lo que se explica aquí: capturar montos, cambiar o agregar comisionistas, y registrar, cancelar o borrar pagos.

Al activarse el módulo, este permiso se le dio a todos los usuarios que ya podían hacer egresos. A cualquier otro usuario se lo puedes dar desde los permisos de usuarios.

Cómo llegar

Menú → Contabilidad → Pagar comisiones

Encontrarás cuatro pestañas: Por pagar, Pagos, Cambios de estado y Resumen mensual.

Por pagar

Aquí salen las operaciones cuya comisión ya se puede pagar. Un renglón por cada comisión: si una operación tiene dos comisionistas, sale dos veces.

Los filtros

Arriba de la tabla hay tres casillas que vienen marcadas de inicio:

Filtro	Qué deja ver
Operación pagada	Solo operaciones que el cliente ya pagó completas
Honorarios facturados	Solo operaciones cuyos honorarios ya se facturaron completos
Solo pendientes de pago	Esconde las comisiones que ya se pagaron

Puedes desmarcar cualquiera para ver más operaciones; por ejemplo, para pagar una comisión por adelantado o una operación que el cliente no pidió facturar.

También puedes filtrar por empleado, por fecha de firma (desde / hasta) y buscar por número de expediente, número de escritura o nombre del cliente.

Cada renglón trae el expediente y el número de escritura de la operación; las dos columnas salen también en el detalle de cada pago y en el recibo.

En la columna Estado hay dos íconos que se ponen en verde cuando la operación está pagada y cuando sus honorarios están facturados. Si pasas el mouse sobre el de facturación te dice cuánto se ha facturado contra los honorarios del presupuesto.

El comisionista

Por default la comisión es para el abogado de la operación; verás la leyenda (abogado) junto a su nombre.

Desde el renglón puedes:

Cambiarlo: elige otro empleado en la lista del renglón. Puede ser cualquier empleado activo, aunque en la operación aparezca como secretaria o no aparezca.
Agregar otro: con el botón de persona + del renglón se agrega un comisionista más a la misma operación. Elige al empleado y queda guardado.
Quitarlo: con el botón de persona −.

Una comisión que ya se pagó no se puede cambiar ni quitar. Para corregirla, primero quítala del pago o borra el pago completo (ver Pagos, más abajo); vuelve a Por pagar y ahí ya la puedes cambiar.

El monto de la comisión

La columna Honorarios brutos te muestra los honorarios de la operación antes de IVA y retenciones, que es la base de la comisión.

En la columna Comisión escribes cuánto le toca al empleado. Se guarda al salir del campo.

El monto es opcional. Si por privacidad prefieres no capturarlo, déjalo vacío: el pago se registra igual y el recibo sale sin montos.

Registrar un pago

Paso 1. En Por pagar, marca las casillas de las comisiones que vas a pagar. Puedes elegir de varios empleados a la vez.

Abajo aparece una barra azul con cuántas comisiones llevas, de cuántos empleados y el total.

Paso 2. Da clic en Registrar pago.

Paso 3. Aparece un renglón por cada empleado, con sus operaciones y su total. Captura en cada uno su número de transferencia: a cada empleado se le hace su propia transferencia, así que el sistema no te deja repetir un número entre dos empleados.

Paso 4. Captura los datos que son comunes a todos:

Fecha de pago. Es la que decide en qué mes cuenta el pago en el Resumen mensual.
Cuenta de origen: la cuenta de banco de la notaría de la que salió el dinero. Son las mismas cuentas que ya tienes dadas de alta.
Comentario, si quieres.

Paso 5. Da clic en Registrar pago. Se crea un pago por empleado.

Paso 6. En la siguiente pantalla, por cada pago:

Adjunta el comprobante de la transferencia (el PDF del SPEI, por ejemplo).
Da clic en Recibo para imprimir el recibo que firma el empleado. Trae la fecha, el número de transferencia, la cuenta y la lista de expedientes con sus honorarios (y la comisión, si la capturaste).

Las comisiones pagadas desaparecen de Por pagar y aparecen en Pagos.

Si te falta algún número de transferencia o la cuenta, el sistema te pregunta antes de guardar. Se permite para poder cargar pagos viejos (ver abajo).

Cargar pagos que se hicieron antes

Si ya les habías pagado comisiones a los abogados antes de usar el módulo, regístralas para que no te sigan saliendo como pendientes:

En Por pagar, filtra por el empleado y, si quieres, por fechas de firma.
Marca todas las operaciones que ya le pagaste (puedes usar la casilla del encabezado para marcar toda la página).
Registrar pago con la fecha en que se le pagó. El número de transferencia y la cuenta los puedes dejar vacíos si no los tienes.

Repite por cada fecha de pago.

Pagos

La lista de todos los pagos registrados: fecha, empleado, número de transferencia, cuenta, monto y si está cancelado. Puedes filtrar y ordenar como en cualquier otra tabla.

Con el botón del ojo abres el pago y ves:

Los datos de la transferencia y quién la registró.
Qué operaciones se pagaron con ella.
Los comprobantes adjuntos (puedes agregar más).
El botón Recibo para firma, para volver a imprimirlo.

Desde ahí mismo puedes corregir un pago de tres formas. En todas, las comisiones afectadas vuelven a quedar pendientes en Por pagar.

Quitar una operación de un pago

Si el pago está bien pero se te coló una operación, en la lista de operaciones del pago da clic en el círculo rojo del renglón. Solo esa comisión vuelve a quedar pendiente y el monto del pago se recalcula con las que quedan.

Si quitas la única operación del pago, el pago se borra.

Borrar un pago

Borrar pago. Te pide confirmación.

El pago desaparece: ya no sale en la lista de pagos ni en el resumen mensual.

Úsalo cuando el pago se registró por error (empleado equivocado, número de transferencia incorrecto, pago duplicado) y vuelve a registrarlo bien.

Cancelar un pago

Cancelar pago. Te pide el motivo.

A diferencia de borrarlo, el pago se queda en la lista marcado como cancelado, con quién lo canceló, cuándo y por qué. Ya no cuenta en el resumen mensual.

Úsalo cuando quieras que quede constancia de que ese pago existió y se anuló.

Cambios de estado

Una comisión se paga cuando la operación está pagada y facturada, pero eso puede cambiar después: se cancela una factura o un recibo, se modifican los honorarios o se cancela la operación.

En esta pestaña salen las comisiones ya pagadas cuya operación cambió desde que se pagaron, con la explicación de qué cambió. Por ejemplo:

«La operación ya no está pagada por completo.»
«Los honorarios ya no están facturados por completo (facturado $8,000.00 de $11,600.00).»
«Los honorarios cambiaron de $11,600.00 a $13,920.00.»
«La operación se canceló.»

El número junto al nombre de la pestaña te dice cuántas hay.

Revisa cada caso y, cuando ya lo atendiste, márcalo y da clic en Conciliar. Deja de salir.

Resumen mensual

Lo que se le pagó a cada empleado en cada mes del año que elijas: cuántas operaciones y cuánto dinero. Al final, el total del año por empleado y el total por mes.

El mes es el de la fecha de pago (la de la transferencia), no el de la firma de la operación. Los pagos cancelados o borrados no cuentan.

Si no capturaste montos, el resumen te muestra las operaciones pagadas con $0.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no me aparece una operación en Por pagar?

Revisa los íconos de Estado desmarcando los filtros: probablemente al cliente todavía le queda saldo por pagar o los honorarios no están facturados completos. Las operaciones canceladas nunca salen.

Si sí está pagada y facturada pero los íconos siguen en gris, los saldos de la operación pueden estar desactualizados. Pide a soporte que los recalculen.

¿Cómo decide el sistema que los honorarios ya están facturados?

Compara el total de las facturas vigentes de la operación contra los honorarios del presupuesto (los dos con IVA). Si lo facturado alcanza a los honorarios, se considera facturada. Las facturas que abarcan varias operaciones no entran en esta cuenta.

¿Puedo pagar parte de una comisión ahora y el resto después?

No. Cada comisión se paga completa en un solo pago.

¿Le puedo pagar a dos personas por la misma operación?

Sí, agregas otro comisionista con el botón persona + del renglón. Cada uno se paga por separado, cada quien con su transferencia.

Le pagué a varios abogados el mismo día, ¿los registro juntos?

Sí. Marca las comisiones de todos y registra un solo pago: el sistema crea un pago por abogado y te pide el número de transferencia de cada uno.

Registré un pago con el número de transferencia equivocado.

Bórralo y vuelve a registrarlo. Las comisiones regresan a Por pagar al borrarlo.

¿Qué diferencia hay entre cancelar y borrar un pago?

En los dos casos las comisiones vuelven a quedar pendientes. El pago cancelado se queda en la lista marcado como cancelado, con el motivo; el borrado desaparece.