Configurar a un usuario palomeando treinta y tantos permisos uno por uno toma tiempo. Un rol es un paquete de permisos que se aplica de un golpe: eliges Recepción y el usuario queda exactamente con los permisos de Recepción.

Tu notaría puede ajustar los roles que ya trae, crear los suyos y dar de baja los que no use.

Asignar un rol a un usuario

Paso 1. Dar clic en el Menú (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Usuarios y Propiedades

Paso 4. Dar clic en Usuarios

Paso 5. Selecciona al usuario y da clic en el botón de editar (lápiz azul)

Paso 6. En la sección de Permisos, abre el desplegable Rol y elige el que le toca

Qué hace exactamente: al elegir un rol, el usuario queda con los permisos de ese rol y sin los demás. No se suma a lo que ya tenía: se le deja el paquete completo. Además queda registrado en la lista de usuarios de ese rol.

Si prefieres afinar a mano, los permisos siguen estando abajo, agrupados por categoría. Al abrir una categoría ves qué controla y qué habilita cada permiso que la compone, y arriba hay un buscador (Buscar permiso) para encontrar uno por nombre — por ejemplo descuento, recibos o folios.

Gestionar los roles

Desde la misma pantalla de permisos, el botón Gestionar roles te lleva a la administración.

La pantalla tiene dos columnas:

A la izquierda, la lista de roles, con su nombre, su descripción, cuántos permisos trae y cuántos usuarios lo tienen asignado.
A la derecha, Usuarios y su rol: la vuelta contraria, para ver quién trae qué, incluidos los que no traen ninguno. Tiene buscador por nombre, correo o rol, y te dice cuántos usuarios están sin rol.

En cada rol de la lista tienes tres botones: Editar, Duplicar y Borrar.

Duplicar es el atajo más útil: parte de un rol que ya funciona, le cambias el nombre y le quitas o pones lo que necesites, en lugar de armar uno desde cero.

Crear o editar un rol

Paso 1. Dar clic en Nuevo rol (o en el lápiz de un rol existente)

Paso 2. Llena los datos:

Nombre del rol — el que van a ver quienes asignen usuarios. Por ejemplo Recepción.
Descripción — a quién se le asigna. Aparece como ayuda en el desplegable.
Orden — en qué posición sale en la lista.
Se ofrece en el selector — si lo apagas, el rol se conserva pero deja de aparecer a la hora de asignar. Es la forma de dar de baja un rol sin perder el histórico; en la lista sale marcado como Dado de baja.

Paso 3. Palomea los permisos que lleva el rol

Paso 4. Dar clic en Guardar

Cambiar un rol no cambia a quien ya lo tiene

Conviene tenerlo claro:

Editar un rol no modifica los permisos de los usuarios que ya lo tienen.

Un usuario recibe los permisos en el momento en que se le asigna el rol. Si después le agregas un permiso al rol, quienes ya lo traían siguen con el paquete que se les otorgó.

Por eso, al editar un rol, abajo aparece la sección Usuarios con este rol, y de cada uno te dice cuántos permisos del rol tiene otorgados:

12 de 15 permisos del rol

Cuando ese número no está completo, el renglón se marca. Con el botón de sincronizar (la flecha circular) le vuelves a otorgar los permisos del rol que le faltan.

En esa misma lista puedes quitar a un usuario del rol con el botón de Quitar del rol.

Dos cosas a tener en cuenta:

Asignar o quitar usuarios ahí surte efecto de inmediato y no espera al botón Guardar. Lo que se otorga es el rol como está guardado, no como lo tienes en pantalla. Si tienes cambios de permisos sin guardar, el sistema te lo indica y te pide guardarlos antes de mover usuarios.
Al quitarle un rol a un usuario se le revocan sus permisos, salvo los que otro de sus roles también incluya. Si alguien trae dos roles, la pantalla te lo indica: «también en Administración».

Recomendaciones

Empieza por duplicar, no por crear de cero.
Un rol por puesto real de tu notaría (recepción, abogado, contabilidad, cumplimiento), no uno por persona.
Después de cambiarle permisos a un rol, revisa la lista de Usuarios con este rol y sincroniza a los que tengan el paquete incompleto.
Para entender qué hace cada permiso, consulta Permisos de usuarios.

¿Por qué no veo esta pantalla?

Necesitas el permiso Ver, añadir y modificar usuarios y permisos, o ser administrador. Si Ajustes no te aparece en el menú, te faltan permisos: pídeselos a tu administrador.