Programa de Auditoría Interna, paso a paso

Cap. XIV, arts. 42 a 51

Define el ejercicio a auditar (1 de enero a 31 de diciembre) y el grado de riesgo propio de la Notaría. Con riesgo bajo o medio puede dictaminar el área de auditoría o control interno, con personal independiente del Representante Encargado de Cumplimiento; con riesgo alto —o por elección— se requiere auditor externo con certificación vigente de la UIF y sin conflicto de interés.

Arts. 4 a 9

Verifica el alta en el Padrón de Actividades Vulnerables, que los datos registrados sigan vigentes y que cualquier cambio (domicilio, representante, actividad) tenga su aviso de actualización presentado dentro del plazo.

Art. 37 Bis · 14 apartados

El Manual debe estar firmado, vigente y reflejar cómo trabaja la Notaría en la práctica, no solo lo que dice el formato. Revisa que sus 14 apartados —identificación, metodología de riesgos, debida diligencia, PEP, Avisos, conservación, confidencialidad, entre otros— coincidan con los procedimientos que el personal aplica día a día.

Cap. II Quáter, arts. 10 Septies a 10 Septies 6

Confirma que la metodología documente los cuatro elementos de riesgo (actos, tipo de Cliente, país o área geográfica, transacciones y canales), que use al menos 12 meses de datos reales de la Notaría, y que el cálculo de riesgo inherente y residual esté actualizado con menos de 12 meses de antigüedad.

Cap. III Bis, arts. 23 Bis a 23 Bis 4

Toma una muestra de expedientes y confirma que cada Cliente tenga un grado de riesgo asignado (bajo, medio o alto), que los supuestos de riesgo alto automático se hayan aplicado correctamente, y que existan reclasificaciones documentadas cuando el perfil del Cliente cambió.

Art. 3, fraccs. III y XIV · Cap. III Quinquies

Verifica que cada expediente tenga el Anexo correcto según el tipo de Cliente, documentos cotejados contra original o copia certificada, y que se haya identificado y documentado al Beneficiario Controlador en personas morales y fideicomisos, siguiendo la cadena de control hasta la persona física.

Cap. III Ter y III Quáter

Confirma que se haya consultado Consulta PEP 2.0 y el listado del artículo 38 antes de cada acto, que los Clientes Políticamente Expuestos tengan la aprobación de nivel superior documentada, y que exista un perfil transaccional por Cliente evaluado al menos cada seis meses.

Cap. IV, arts. 24 a 27 · art. 19

Revisa que los Avisos ordinarios se hayan presentado a más tardar el día 17 del mes siguiente, que exista un procedimiento documentado para los Avisos de 24 horas (sospecha, hechos o indicios, coincidencia en listas), que se haya presentado el Informe de "sin operaciones" cuando corresponde, y que la acumulación semestral de operaciones esté verificada. En operaciones de transmisión o constitución de derechos reales sobre inmuebles, verifica también los avisos enviados por Declaranot dentro de los 15 días hábiles siguientes al acto.

Art. 37 Bis, fracc. VII

Comprueba que expedientes, metodología de riesgos, histórico de clasificación y perfil transaccional, evidencia de capacitación, y dictámenes de auditoría anteriores se conserven por 10 años, en un archivo único —físico o electrónico— disponible y recuperable ante requerimiento de la autoridad.

Cap. XII, arts. 39 a 39 Bis 2

Verifica que se haya impartido la capacitación anual con evaluación y constancias conservadas, que el personal de nuevo ingreso haya firmado su declaración de honorabilidad antes de la fecha de ingreso, y que las verificaciones previas a la contratación (referencias, listas, antecedentes) queden documentadas.

Cap. VI, art. 31 · Cap. XIII, art. 41

Confirma que todo el personal tenga firmado el compromiso de confidencialidad y prohibición de alertamiento (tipping off), y que el mecanismo automatizado —el sistema de administración notarial— conserve el histórico de riesgo y perfil transaccional, opere el sistema de alertas y sea verificable ante la autoridad.

Art. 45

Antes del dictamen formal, aplica el cuestionario de autoevaluación por bloques (identificación, riesgo, Avisos, mecanismos automatizados, notificaciones), califica el resultado, y abre un plan de acción con responsable y fecha compromiso para cada hallazgo. El auditor —interno o externo, según el paso 1— entrega el dictamen a más tardar el último día hábil de marzo.