Hay pasos que aplican a algunos expedientes y no a todos. El aviso de DECLARANOT en ciertas compraventas, por ejemplo: si lo dejas en el seguimiento del servicio aparece en todas las operaciones, incluidas las que no lo requieren; si lo quitas, hay que acordarse de añadirlo en las que sí lo llevan.

Nuvigant resuelve esto de dos maneras opuestas, y conviene escoger la correcta antes de configurar:

	Actividad opcional	Marcar «No aplica»
¿Aparece sola en el expediente?	No. Hay que añadirla	Sí. Viene como cualquier otra
Quién decide	Quien lleva el expediente, al añadirla	Quien lleva el expediente, al descartarla
Si nadie hace nada	No queda rastro de que existía	Se queda como pendiente
¿Deja constancia de la decisión?	No	Sí, con usuario y fecha
Se configura en	Ajustes (una vez, para todos)	No se configura: se decide expediente por expediente

¿Cuál de las dos conviene?

La pregunta que decide no es cuántas veces aplica el paso, sino qué pasa si nadie lo mira.

Usa «No aplica» cuando alguien te pueda preguntar después por qué ese paso no se hizo. Al marcarlo, la actividad se queda a la vista con la leyenda NO APLICA y el sistema registra quién lo decidió y cuándo. Eso es evidencia. Si en cambio la actividad nunca estuvo en el expediente, no hay nada que mostrar: no se distingue «se evaluó y no procedía» de «se nos pasó».

Es el caso típico de los pasos de cumplimiento, avisos y trámites obligatorios en ciertos supuestos.

Usa «Actividad opcional» cuando el paso aplica a una minoría y su ausencia no es información. Así el seguimiento no se llena de renglones que alguien tiene que ir descartando uno por uno en cada expediente. El costo es que, si nadie la añade, nadie se entera de que existía.

Es el caso de trámites ante terceros, permisos especiales o pasos que solo piden algunos clientes.

Y si el paso lo llevan casi todos, déjalo como actividad normal: que se siembre siempre y que se cierre siempre.

Situación	Qué usar
Lo llevan casi todos los expedientes de ese acto	Actividad normal
Lo llevan algunos, y hay que poder demostrar que se consideró	«No aplica»
Lo llevan algunos, y su ausencia no le importa a nadie	Actividad opcional
Va a pasar una sola vez, en este expediente	Actividad rápida

Nota: no son excluyentes. Una actividad normal puede marcarse como «No aplica» en el expediente que no la necesite, y eso no requiere ninguna configuración previa.

Opción A — Actividades opcionales

Marcar una actividad como opcional

Paso 1. Dar clic en el Menú (3 rayitas)

Paso 2. Dar clic en Ajustes

Paso 3. Dar clic en Seguimiento

Paso 4. Dar clic en Actividades

Paso 5. Selecciona la actividad y da clic en el lápiz azul para editarla

Paso 6. Marca la casilla Opcional (no se agrega sola a la operación)

Paso 7. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar

La propia casilla trae la explicación en su ícono de ayuda:

Al marcarla, esta actividad deja de sembrarse automáticamente cuando se abre una operación. En su lugar aparece en el bloque «Actividades opcionales» del seguimiento, para añadirse con un clic sólo en los expedientes que la necesiten.

Dos cosas que hay que tener claras

1. Marcarla como opcional no la agrega al servicio. La actividad también tiene que estar dada de alta en el seguimiento del tipo de acto o de la categoría, igual que cualquier otra. Lo que hace la casilla es cambiar cuándo entra: en vez de sembrarse sola, se ofrece para añadirse. Si no está configurada en el servicio, no va a aparecer como opcional en ningún lado.

Para configurarla en el servicio, sigue Registrar Tipo de Acto o Servicio o Configurar etapas predeterminadas en tus proyectos.

2. No se quita de los expedientes que ya existen. Marcar una actividad como opcional afecta a las operaciones que se abran de aquí en adelante. Las que ya la traían la conservan.

Cómo se ve en la configuración del servicio

En la lista de actividades del tipo de acto, las que son opcionales salen con una etiqueta Opcional, para que se distingan de un vistazo de las que sí se siembran solas.

Añadir una actividad opcional a un expediente

Dentro de la operación, en el seguimiento, aparece un botón con el conteo de las que hay disponibles:

+ Actividad opcional (3)

Paso 1. Dar clic en Actividad opcional (N) para desplegar la lista

Paso 2. Dar clic en la actividad que quieres añadir

Y listo: la actividad se agrega al seguimiento de ese expediente y ya se trabaja como cualquier otra —se le pone fecha límite, responsable, documentos y se marca como realizada—.

Detalles útiles:

Al pasar el ratón sobre cada actividad ves el comentario con el que está configurada, que es donde conviene explicar cuándo sí toca usarla.
Si el expediente tiene varios tipos de acto, cada actividad opcional te dice a cuál pertenece.
Una vez añadida desaparece de la lista de opcionales de ese expediente: el conteo del botón baja.
No necesitas el permiso de añadir etapas para usarlas. Añadir una opcional no es dar de alta una actividad nueva: ya estaba configurada en el seguimiento del servicio, solo se está aplicando a este expediente.

Opción B — Marcar una actividad como «No aplica»

Esta no se configura en ningún lado: se decide expediente por expediente, sobre cualquier actividad que ya esté en el seguimiento.

    ### Dónde se marca

    Lo normal es hacerlo desde la línea de tiempo del expediente, mientras trabajas el seguimiento:

    **Paso 1.** Entra a la operación

    **Paso 2.** Dar clic en los **3 puntitos** de la actividad

    **Paso 3.** Dar clic en **No aplica**

    La opción está entre *Marcar como realizado* y *Ver*.

    <!-- CAPTURA: menú de 3 puntitos de la actividad con la opción "No aplica" -->

    La actividad se queda en la lista con un distintivo **NO APLICA**, y en el mismo menú la opción cambia a **Sí aplica** para revertirlo.

    También puedes marcarlo desde la pantalla del acuerdo (**Menú → Reportes → Acuerdo**, y entras al expediente), donde cada actividad trae su propio botón **No aplica**. Es el mismo cambio, visto desde otro lado.

Qué pasa al marcarla

La actividad no se borra: se queda en el seguimiento, marcada como NO APLICA.
Deja de contar como pendiente, tanto en los contadores como en el avance del expediente. No queda un porcentaje que nunca va a llegar al 100%.
Deja de vencer: ya no manda correos de alerta por fecha límite.
Desaparece el botón de marcar hecho, porque no hay nada que cerrar.
En la línea de avance, el punto de esa actividad se pinta aparte y muestra No aplica en lugar de una fecha.

El sistema guarda quién la marcó y cuándo. Eso es lo que convierte la decisión en evidencia y no en un hueco.

Permisos

Marcar «No aplica» pide el mismo permiso que marcar una actividad como realizada. Si solo puedes consultar ese tipo de seguimiento, el sistema te lo indica en lugar de guardar el cambio.

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