El checklist de cumplimiento LFPIORPI es la lista de los 8 pasos que exige el proceso de prevención de lavado de dinero, dentro de cada expediente. Para cada paso te dice en qué estado va, de dónde salió ese estado, qué evidencia lo sustenta y qué documentos lo acreditan.
La idea es que no tengas que capturar dos veces lo que el sistema ya sabe: la mayoría de los pasos se calculan solos con la información que ya está en el expediente.
Cómo llegar
Paso 1. Entra a la operación (Menú → Proyectos, seleccionas el expediente y das clic en el lápiz azul)
Paso 2. Dar clic en el botón de Prevención de Lavado de Dinero de la barra superior
El checklist ocupa la columna izquierda. A la derecha se quedan las herramientas de siempre: abrir el declaranot, el reporte de actividades vulnerables y la evaluación de riesgo LFPIORPI.
En pantallas angostas las dos columnas se apilan y el checklist queda arriba.
Los 8 pasos
Son siempre los mismos, en el mismo orden, para todas las notarías. No hay nada que dar de alta ni que se pueda borrar.
| # | Paso | ¿Se calcula solo? |
|---|---|---|
| 1 | Identificación del cliente y comparecientes | Sí |
| 2 | Beneficiario controlador | No |
| 3 | Verificación en listas restrictivas y PEP | Sí |
| 4 | Calificación de riesgo | Sí |
| 5 | Expediente Único de Identificación | No |
| 6 | Determinación de umbral y actividad vulnerable | Sí |
| 7 | Elaboración y presentación del aviso | Sí |
| 8 | Resguardo de evidencia del expediente | No |
Arriba del listado ves la barra de avance: cuántos pasos aplicables llevas completados, el porcentaje, y cuántos están marcados como que no aplican.
Los cuatro estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| No comenzó | Todavía no hay nada que lo sustente |
| En proceso | Ya hay algo, pero no alcanza para darlo por cumplido |
| Completado | El paso está cubierto |
| No aplica | Este expediente no lo necesita. Sale de la cuenta del avance |
De dónde sale el estado de cada paso
Esto es lo más importante de entender, y la pantalla te lo dice en cada renglón, debajo del nombre del paso. De mayor a menor prioridad:
- Marcado a mano. «Marcado por Fulano el 3 de septiembre». Gana sobre todo lo demás.
- Una actividad del seguimiento. «Lo cumple la actividad Exp. Único Completo del seguimiento». Ver la sección de abajo.
- Documentos adjuntos. «Hay 2 documento(s) adjunto(s), pero el paso sigue abierto». Adjuntar un archivo sube el paso a En proceso; para darlo por cumplido hay que ligarlo a una actividad o marcarlo a mano.
- Calculado automáticamente, con la evidencia que ya está en el expediente.
- Si no hay nada: «Sin evidencia registrada todavía».
Qué mira cada paso que se calcula solo
- Paso 1 — Identificación. Cada otorgante debe tener al menos una identificación registrada y no vencida. Una identificación sin fecha de vigencia no cuenta como vencida.
- Paso 3 — Listas restrictivas. Se queda en Completado cuando cada otorgante tiene al menos una constancia de búsqueda en listas completa. Una constancia en la que alguna lista externa no respondió no acredita ausencia de coincidencias.
- Paso 4 — Calificación de riesgo. Pide la evaluación de la operación y una evaluación por cada otorgante.
- Paso 6 — Umbral. Se queda En proceso mientras la operación no esté firmada, porque la acumulación cuenta operaciones firmadas y el monto todavía puede cambiar.
- Paso 7 — Aviso. Sale No aplica cuando el expediente no rebasa umbral y ninguno de sus actos es sujeto a PLD. Se revisan todos los actos, no solo el principal.
Los pasos 2, 5 y 8 no se calculan solos: dependen de que ligues una actividad, adjuntes un documento o los marques a mano.
Ligar una actividad de tu seguimiento a un paso
Si tu notaría ya tiene una actividad en su seguimiento que es uno de estos pasos —por ejemplo «Exp. Único Completo»—, puedes ligarla y dejar de capturar dos veces.
Paso 1. Dar clic en el Menú
Paso 2. Dar clic en Ajustes
Paso 3. Dar clic en Seguimiento
Paso 4. Dar clic en Actividades y edita la actividad con el lápiz azul
Paso 5. En el campo Qué representa, elige la opción que empieza con Checklist PLD ·, por ejemplo Checklist PLD · PLD 5. Expediente Único de Identificación
Paso 6. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar
A partir de ahí, en todos los expedientes que lleven esa actividad: al marcarla como realizada el paso se ve cumplido, y al marcarla como que no aplica el paso sale de la cuenta del avance.
Notas:
- El campo Qué representa tiene dos grupos: las fechas de la escritura (Escritura ·) y los pasos del checklist (Checklist PLD ·). Ligar una actividad a un paso PLD no modifica ninguna fecha de la escritura.
- Si varias actividades comparten el mismo paso, el paso queda Completado solo cuando todas lo están, y En proceso si alguna ya arrancó.
Adjuntar documentos a un paso
Paso 1. Dar clic en el renglón del paso para desplegarlo
Paso 2. Dar clic en Adjuntar documento
Paso 3. Selecciona el archivo
El archivo queda ligado a ese paso y aparece también en los documentos del expediente: es la misma evidencia vista desde dos lados.
Con los botones de cada archivo puedes descargarlo o desligarlo. Desligar quita el archivo de ese paso y lo conserva en los documentos del expediente.
Un mismo archivo puede acreditar dos pasos a la vez sin duplicarse. Por ejemplo, la constancia de listas sirve al paso 3 y al paso 8.
Marcar un paso a mano
Cuando el paso no se calcula solo, o cuando quieres dejar constancia de una decisión:
Paso 1. Dar clic en el renglón del paso para desplegarlo
Paso 2. Dar clic en Marcar a mano
Paso 3. Elige el Estado
Paso 4. Escribe la Justificación
Paso 5. Dar clic en Guardar
La justificación es obligatoria para Completado y para No aplica, para que quede asentado el motivo ante una revisión. Para En proceso y No comenzó no se pide.
Si el paso era de los que se calculan solos, la pantalla te lo recuerda: «Este paso se calcula solo: marcarlo a mano tapa lo que el sistema ya sabe.»
Para deshacerlo, das clic en Quitar marca manual. El paso regresa a su estado calculado, que no es lo mismo que «no comenzó»: si el expediente ya tiene la evidencia, el paso se vuelve a ver cerrado.
Cómo se cuenta el avance
El porcentaje se calcula sobre los pasos aplicables —8 menos los que están en No aplica—, no sobre 8 fijos. Un expediente al que no le toca presentar aviso no se queda en 7/8 para siempre.
Ver el avance de toda la notaría
El Tablero PLD muestra el agregado de este checklist para todos los expedientes de un periodo: avance promedio, cuántos van completos, dónde se concentran los pendientes y qué le falta a cada expediente. Desde ahí llegas al expediente con un clic.
Sobre el paso 6: en el tablero se muestra con la información ya registrada en el expediente. Aquí, dentro de la operación, se calcula con el acumulado al corte.
¿Por qué no aparece el checklist?
Necesitas que tu notaría tenga contratado el módulo PLD y el permiso Puede hacer consulta de listados negros (o ser administrador). Si te falta alguno, la pantalla te lo indica.