El checklist de cumplimiento LFPIORPI es la lista de los 8 pasos que exige el proceso de prevención de lavado de dinero, dentro de cada expediente. Para cada paso te dice en qué estado va, de dónde salió ese estado, qué evidencia lo sustenta y qué documentos lo acreditan.
La idea es que no tengas que capturar dos veces lo que el sistema ya sabe: la mayoría de los pasos se calculan solos con la información que ya está en el expediente.
Cómo llegar
Paso 1. Entra a la operación (Menú → Proyectos, seleccionas el expediente y das clic en el lápiz azul)
Paso 2. Dar clic en el botón de Prevención de Lavado de Dinero de la barra superior
El checklist ocupa la columna izquierda. A la derecha se quedan las herramientas de siempre: abrir el declaranot, el reporte de actividades vulnerables y la evaluación de riesgo LFPIORPI.
En pantallas angostas las dos columnas se apilan y el checklist queda arriba.
Los 8 pasos
Son siempre los mismos, en el mismo orden, para todas las notarías. No hay nada que dar de alta ni que se pueda borrar.
| # | Paso | ¿Se calcula solo? |
|---|---|---|
| 1 | Identificación del cliente y comparecientes | Sí |
| 2 | Beneficiario controlador | No |
| 3 | Verificación en listas restrictivas y PEP | Sí |
| 4 | Calificación de riesgo | Sí |
| 5 | Expediente Único de Identificación | Sí, con lo que marques por persona |
| 6 | Determinación de umbral y actividad vulnerable | Sí |
| 7 | Elaboración y presentación del aviso | Sí |
| 8 | Resguardo de evidencia del expediente | No |
Arriba del listado ves la barra de avance: cuántos pasos aplicables llevas completados, el porcentaje, y cuántos están marcados como que no aplican.
Los cuatro estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| No comenzó | Todavía no hay nada que lo sustente |
| En proceso | Ya hay algo, pero no alcanza para darlo por cumplido |
| Completado | El paso está cubierto |
| No aplica | Este expediente no lo necesita. Sale de la cuenta del avance |
De dónde sale el estado de cada paso
Esto es lo más importante de entender, y la pantalla te lo dice en cada renglón, debajo del nombre del paso. De mayor a menor prioridad:
- Marcado a mano. «Marcado por Fulano el 3 de septiembre». Gana sobre todo lo demás.
- Una actividad del seguimiento. «Lo cumple la actividad Exp. Único Completo del seguimiento». Ver la sección de abajo.
- Documentos adjuntos. «Hay 2 documento(s) adjunto(s), pero el paso sigue abierto». Adjuntar un archivo sube el paso a En proceso; para darlo por cumplido hay que ligarlo a una actividad o marcarlo a mano.
- Calculado automáticamente, con la evidencia que ya está en el expediente.
- Si no hay nada: «Sin evidencia registrada todavía».
Qué mira cada paso que se calcula solo
- Paso 1 — Identificación. Cada otorgante debe tener al menos una identificación registrada y no vencida. Una identificación sin fecha de vigencia no cuenta como vencida.
- Paso 3 — Listas restrictivas. Se queda en Completado cuando cada otorgante tiene al menos una constancia de búsqueda en listas completa. Una constancia en la que alguna lista externa no respondió no acredita ausencia de coincidencias.
- Paso 4 — Calificación de riesgo. Pide la evaluación de la operación y una evaluación por cada otorgante.
- Paso 5 — Expediente Único. Sale de lo que marques por persona dentro del paso (ver Expediente Único por persona, más abajo). Queda Completado cuando todas las personas a las que les aplica están en Listo, No aplica si no le aplica a ninguna, y En proceso en cuanto marcas a alguna.
- Paso 6 — Umbral. Se queda En proceso mientras la operación no esté firmada, porque la acumulación cuenta operaciones firmadas y el monto todavía puede cambiar.
- Paso 7 — Aviso. Sale No aplica cuando el expediente no rebasa umbral y ninguno de sus actos es sujeto a PLD. Se revisan todos los actos, no solo el principal.
Los pasos 2 y 8 no se calculan solos: dependen de que ligues una actividad, adjuntes un documento o los marques a mano.
Personas involucradas (paso 4)
Al desplegar el paso Calificación de riesgo ves a cada otorgante con su nivel de riesgo, o el aviso Falta evaluación con un botón Evaluar que te lleva directo a evaluarlo.
En el mismo renglón puedes cargar documentos de esa persona con el botón de carga o arrastrando el archivo encima. Esos documentos se guardan en el control de documentos de la persona, no en el paso del checklist.
Beneficiario controlador por participante (paso 2)
Al desplegar el paso Beneficiario controlador aparece la sección Participantes de la operación: todas las personas del expediente, una sola vez aunque participen en varios actos, separadas en personas morales y personas físicas. Por cada una tienes:
- Beneficiarios · Representantes. Un botón que despliega los beneficiarios controladores y representantes legales ligados a esa persona. Desde ahí puedes añadir, editar o eliminar relaciones sin salir del expediente.
- Ya firmó BC. Un interruptor para dejar asentado que la persona ya firmó la declaración de beneficiario controlador de esta operación. Al pasar el cursor ves quién lo marcó y cuándo.
- Imprimir expediente. El botón de impresora abre el Expediente Único de esa persona en otra pestaña, con los datos de la escritura ya precargados.
Nota: la firma se registra por operación, porque la declaración se firma en cada expediente. Por ahora el interruptor no cambia el estado del paso 2: para cerrarlo sigue haciendo falta ligar una actividad, adjuntar la declaración o marcarlo a mano.
Expediente Único por persona (paso 5)
Al desplegar el paso Expediente Único de Identificación aparece la sección Personas del expediente, con los mismos participantes, separados en morales y físicas. Por cada persona:
Paso 1. Elige su estado: Pendiente, Listo o No aplica. Al pasar el cursor ves quién lo marcó y cuándo.
Paso 2. Si quieres, da clic en Documentos para cargar los de esa persona. El botón te dice cuántos tipos llevas, por ejemplo Documentos (2/4).
Paso 3. Usa el botón de impresora para imprimir su expediente, igual que en el paso 2.
Los documentos que se piden dependen del tipo de persona:
| Persona física | Persona moral |
|---|---|
| Identificación | Constancia de Situación Fiscal |
| Constancia de Situación Fiscal | Acta constitutiva |
| CURP | Poder del representante |
| Comprobante de domicilio |
Cada documento se carga con el botón de carga o arrastrándolo al renglón de su tipo, y se descarga dando clic en su fecha.
Notas:
- Los documentos se guardan en la persona, no en el expediente: el CURP o la constancia que cargues hoy le sirven para sus siguientes expedientes.
- Puedes marcar a una persona como Listo aunque le falte algún documento. Los documentos no cambian el estado; lo que cuenta es lo que marques.
- Al cambiar el estado de una persona, el avance del checklist se actualiza sin cerrar el panel.
Ligar una actividad de tu seguimiento a un paso
Si tu notaría ya tiene una actividad en su seguimiento que es uno de estos pasos —por ejemplo «Exp. Único Completo»—, puedes ligarla y dejar de capturar dos veces.
Paso 1. Dar clic en el Menú
Paso 2. Dar clic en Ajustes
Paso 3. Dar clic en Seguimiento
Paso 4. Dar clic en Actividades y edita la actividad con el lápiz azul
Paso 5. En el campo Qué representa, elige la opción que empieza con Checklist PLD ·, por ejemplo Checklist PLD · PLD 5. Expediente Único de Identificación
Paso 6. Dar clic en el botón azul de disquete para Guardar
A partir de ahí, en todos los expedientes que lleven esa actividad: al marcarla como realizada el paso se ve cumplido, y al marcarla como que no aplica el paso sale de la cuenta del avance.
Notas:
- El campo Qué representa tiene dos grupos: las fechas de la escritura (Escritura ·) y los pasos del checklist (Checklist PLD ·). Ligar una actividad a un paso PLD no modifica ninguna fecha de la escritura.
- Si varias actividades comparten el mismo paso, el paso queda Completado solo cuando todas lo están, y En proceso si alguna ya arrancó.
Adjuntar documentos a un paso
Paso 1. Dar clic en el renglón del paso para desplegarlo
Paso 2. Dar clic en Adjuntar documento
Paso 3. Selecciona el archivo
El archivo queda ligado a ese paso y aparece también en los documentos del expediente: es la misma evidencia vista desde dos lados.
Con los botones de cada archivo puedes descargarlo o desligarlo. Desligar quita el archivo de ese paso y lo conserva en los documentos del expediente.
Un mismo archivo puede acreditar dos pasos a la vez sin duplicarse. Por ejemplo, la constancia de listas sirve al paso 3 y al paso 8.
Nota: esto es distinto de los documentos por persona de los pasos 4 y 5, que se guardan en la persona y no en el paso.
Marcar un paso a mano
Cuando el paso no se calcula solo, o cuando quieres dejar constancia de una decisión:
Paso 1. Dar clic en el renglón del paso para desplegarlo
Paso 2. Dar clic en Marcar a mano
Paso 3. Elige el Estado
Paso 4. Escribe la Justificación
Paso 5. Dar clic en Guardar
La justificación es obligatoria para Completado y para No aplica, para que quede asentado el motivo ante una revisión. Para En proceso y No comenzó no se pide.
Si el paso era de los que se calculan solos, la pantalla te lo recuerda: «Este paso se calcula solo: marcarlo a mano tapa lo que el sistema ya sabe.»
Para deshacerlo, das clic en Quitar marca manual. El paso regresa a su estado calculado, que no es lo mismo que «no comenzó»: si el expediente ya tiene la evidencia, el paso se vuelve a ver cerrado.
Cómo se cuenta el avance
El porcentaje se calcula sobre los pasos aplicables —8 menos los que están en No aplica—, no sobre 8 fijos. Un expediente al que no le toca presentar aviso no se queda en 7/8 para siempre.
Cada paso completado suma uno. La calificación de riesgo (paso 4) además suma crédito parcial mientras no está completa: cada otorgante evaluado y la evaluación de la operación cuentan su parte. Por eso puedes ver avances como 6.5 de 8. El crédito parcial solo aplica cuando el paso se calcula solo; si lo marcaste a mano o lo cierra una actividad, cuenta como uno o como cero.
Ver el avance de toda la notaría
El Tablero PLD muestra el agregado de este checklist para todos los expedientes de un periodo: avance promedio, cuántos van completos, dónde se concentran los pendientes y qué le falta a cada expediente. Desde ahí llegas al expediente con un clic.
Un expediente cuenta como sin nada capturado cuando no tiene marca manual, ni actividad ligada, ni documento, ni Expediente Único marcado en ninguna persona.
Sobre el paso 6: en el tablero se muestra con la información ya registrada en el expediente. Aquí, dentro de la operación, se calcula con el acumulado al corte.
¿Por qué no aparece el checklist?
- Necesitas que tu notaría tenga contratado el módulo PLD y el permiso Puede hacer consulta de listados negros (o ser administrador). Si te falta alguno, la pantalla te lo indica.
- Si el botón de Prevención de Lavado de Dinero aparece deshabilitado, es porque ningún tipo de acto de la operación es vulnerable. Al pasar el cursor lo dice: «ningún tipo de acto de la operación es vulnerable». En ese caso tampoco aparece el avance PLD en el seguimiento del expediente. Si agregas a la operación un acto sujeto a PLD, el botón se habilita solo.