Programa de Reclutamiento de Personal

1. Objetivo y alcance

Este plan establece el procedimiento estándar para reclutar, evaluar y contratar al personal de la notaría, integrando —además de los criterios habituales de competencia técnica— un módulo específico de verificación de honestidad y honorabilidad exigido por el marco de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo (PLD/FT) aplicable a los notarios públicos como sujetos que realizan actividades vulnerables.

El plan aplica a todas las plazas de la notaría, sin excepción, ya que la normativa vigente exige que los criterios de selección de personal sean adecuados a las funciones vinculadas con el cumplimiento en materia de PLD/FT, incluso para puestos que no participan directamente en la formalización de actos jurídicos:

• Notario Titular y, en su caso, Notario Adscrito.
• Abogados sénior, júnior y proyectistas.
• Representante Encargado de Cumplimiento.
• Recepción, atención al cliente y gestoría.
• Personal de apoyo administrativo.

El nivel de profundidad de la verificación se gradúa según el nivel de exposición al riesgo de cada puesto (ver sección 6.1), pero ningún puesto queda exento del filtro mínimo de honestidad y honorabilidad.

2. Marco legal de referencia

El módulo de honestidad y honorabilidad de este plan se fundamenta en las siguientes disposiciones aplicables a los notarios públicos como sujetos obligados que realizan actividades vulnerables:

• Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), artículo 17, fracción XII (actividad notarial vulnerable) y artículo 18 (obligaciones del sujeto obligado, incluyendo criterios de selección de personal adecuados a funciones de cumplimiento, Manual de Políticas Internas y capacitación anual).
• Reglamento de la LFPIORPI y sus reformas 2025, que redujo el umbral de identificación del beneficiario controlador de 50% a 25% de participación y elevó a rango legal el contenido mínimo del Manual de Cumplimiento.
• Reglas de Carácter General de la LFPIORPI, conforme al Acuerdo 115/2026 (publicado el 7 de agosto de 2026), que exige un Manual de Políticas Internas con al menos 14 apartados sobre las funciones del Representante Encargado de Cumplimiento, clasificación de clientes en al menos tres grados de riesgo, perfil transaccional, y programas de capacitación anual documentados y conservados por diez años.
• Código Penal Federal, artículo 400 Bis (operaciones con recursos de procedencia ilícita) y artículo 139 Quáter (financiamiento al terrorismo), como referencia para las listas de personas vinculadas a estos delitos.
• Listas de personas bloqueadas y sancionadas de consulta obligatoria o recomendada: Lista de Personas Bloqueadas de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), lista OFAC-SDN (Specially Designated Nationals) del Departamento del Tesoro de EE. UU., y listas consolidadas de sanciones de la ONU.
• Legislación local del notariado del estado donde se ubique la notaría (Ley del Notariado / Ley Orgánica del Notariado local), en lo relativo a los requisitos de idoneidad del personal auxiliar.
• Capítulo XII de las Reglas de Carácter General (artículos 39 a 39 Bis 2): exige verificar la calidad técnica, la experiencia y la honorabilidad de quien participa en la identificación de Clientes o en el envío de Avisos dentro de la notaría — mediante referencias laborales, verificación documental, consulta de las listas del artículo 38 y una entrevista dirigida, todo antes de la fecha de ingreso.

La normativa 2025-2026 desplaza el énfasis del cumplimiento formal hacia la gestión efectiva del riesgo (Enfoque Basado en Riesgos, EBR). Este plan traslada ese mismo enfoque al proceso de reclutamiento: a mayor exposición del puesto al manejo de información, fondos o clientes, mayor profundidad en la verificación de honestidad.

3. Perfiles de puesto

Antes de iniciar el reclutamiento, cada vacante debe contar con una ficha de perfil de puesto. La siguiente tabla resume los perfiles base de la notaría; cada uno debe detallarse en una ficha individual (funciones, reporta a, escolaridad, experiencia, competencias y nivel de riesgo PLD/FT).

4. Fuentes de reclutamiento

• Referidos de colaboradores actuales y de otros notarios o colegios de notarios (fuente preferente: permite una primera referencia de confianza).
• Bolsas de trabajo de universidades locales, en especial facultades de Derecho y Contaduría.
• Colegios y asociaciones de notarios del estado.
• Portales de empleo especializados en el sector jurídico y administrativo.
• Bolsa de trabajo interna de la notaría (promoción o reubicación de personal ya evaluado).

Se prioriza a candidatos con algún tipo de referencia verificable sobre postulaciones completamente anónimas, ya que facilita la etapa de verificación de honorabilidad (sección 6).

5. Proceso de selección

El proceso consta de siete etapas secuenciales. Ninguna vacante puede saltarse la Etapa 5 (verificación de honestidad y honorabilidad), independientemente del nivel del puesto.

1. Etapa 1 — Reclutamiento y filtro curricular: publicación de la vacante y revisión de CV contra el perfil de puesto.
2. Etapa 2 — Entrevista inicial de Recursos Humanos: validación de expectativas, disponibilidad y coherencia de la trayectoria laboral.
3. Etapa 3 — Evaluación técnica y psicométrica: pruebas de conocimientos según el puesto y pruebas psicométricas de personalidad e integridad.
4. Etapa 4 — Entrevista con el responsable de área y, para puestos de riesgo alto, con el Representante Encargado de Cumplimiento.
5. Etapa 5 — Verificación de honestidad y honorabilidad (módulo LFPIORPI): descrita a detalle en la sección 6. Es condición suspensiva para continuar el proceso.
6. Etapa 6 — Entrevista final, revisión de resultados y oferta económica condicionada a resultados satisfactorios de la Etapa 5.
7. Etapa 7 — Contratación, inducción y capacitación inicial en PLD/FT antes de que la persona asuma funciones (sección 8).

6. Módulo de verificación de honestidad y honorabilidad (LFPIORPI)

Este es el componente diferenciador del plan y responde directamente a la obligación legal de aplicar “criterios de selección de personal adecuados a las funciones vinculadas con el cumplimiento” en materia de PLD/FT. Se organiza en ocho bloques.

6.1 Graduación del filtro según nivel de riesgo del puesto

Cuando el puesto de Personal de apoyo administrativo incluya manejo de fondos de terceros, cobros o pagos, se eleva automáticamente a nivel de riesgo Alto y se le aplican los bloques 6.2 a 6.8 completos.

6.2 Verificación de identidad y documentación oficial

• Identificación oficial vigente con fotografía (INE, pasaporte o cédula profesional).
• CURP y, en su caso, RFC con constancia de situación fiscal.
• Comprobante de domicilio no mayor a tres meses.
• Cotejo de que los datos de la identificación coincidan con el CV y las referencias proporcionadas (discrepancias no son descalificantes por sí solas, pero deben aclararse antes de continuar).

6.3 Antecedentes penales y solvencia moral

• Carta de no antecedentes penales expedida por la autoridad competente del estado de residencia (y, si el candidato ha vivido en otras entidades en los últimos años, de esas entidades también).
• Cartas de recomendación personal (no laboral) que hablen de la conducta y confiabilidad del candidato.
• Para puestos de riesgo alto, entrevista adicional centrada en solvencia moral con al menos dos referencias personales independientes entre sí.

6.4 Consulta en listas de personas bloqueadas y sancionadas

Se debe verificar que el candidato (y, cuando el puesto sea de riesgo alto, sus vínculos familiares o societarios directos) no aparezca en:

• Lista de Personas Bloqueadas de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).
• Lista OFAC-SDN (Specially Designated Nationals) del Departamento del Tesoro de EE. UU.
• Listas consolidadas de sanciones del Consejo de Seguridad de la ONU.
• Antecedentes públicos relacionados con los delitos previstos en los artículos 400 Bis (operaciones con recursos de procedencia ilícita) y 139 Quáter (financiamiento al terrorismo) del Código Penal Federal.

Esta consulta debe documentarse (captura de pantalla o constancia con fecha) y conservarse en el expediente del empleado, replicando el mismo estándar de conservación de diez años que exige la LFPIORPI para la documentación de clientes.

6.5 Personas Políticamente Expuestas (PEP) y conflictos de interés

• Declaración por escrito del candidato sobre si él mismo, su cónyuge o parientes hasta el segundo grado desempeñan o han desempeñado un cargo público relevante (PEP), dentro de los últimos doce meses.
• Declaración de posibles conflictos de interés: relación previa o actual con clientes recurrentes de la notaría, con despachos que gestionan trámites ante ella, o con otras notarías.
• Un vínculo PEP o un conflicto de interés declarado no descalifica automáticamente al candidato, pero obliga a una revisión adicional por parte del Representante Encargado de Cumplimiento antes de continuar el proceso.

6.6 Verificación de referencias laborales

• Contacto directo (no solo por escrito) con al menos dos empleadores anteriores, priorizando el más reciente.
• Confirmación de fechas de empleo, puesto, motivo de salida y, cuando sea posible, si el candidato tuvo acceso a manejo de fondos, información confidencial o clientes, y si hubo incidentes relevantes.
• Para el personal de apoyo administrativo con manejo de fondos y para el Representante Encargado de Cumplimiento, se recomienda solicitar referencia específica sobre manejo de efectivo o valores en el empleo anterior.

6.7 Entrevista de integridad

Entrevista estructurada, adicional a la técnica, con preguntas situacionales orientadas a evaluar honestidad y criterio ético. Guía sugerida de preguntas:

• ¿Cómo actuarías si un cliente te pidiera modificar u omitir información en un documento a cambio de una gratificación?
• Describe una situación en la que detectaste una irregularidad en tu trabajo anterior y cómo la manejaste.
• ¿Qué harías si un compañero te pidiera cubrir una salida temprano falsificando su registro de asistencia?
• ¿Cómo manejarías la solicitud de un familiar o conocido de “agilizar” un trámite fuera del procedimiento normal?

Las respuestas se evalúan de forma cualitativa por el entrevistador y, para puestos de riesgo alto, se documentan en el expediente junto con una valoración del Representante Encargado de Cumplimiento.

6.8 Declaraciones y compromisos por firmar antes de ingresar

• Declaración bajo protesta de decir verdad, firmada por el trabajador, de que toda la información y documentación proporcionada durante el proceso de reclutamiento y selección —incluyendo su CV, identificación, comprobantes y referencias— es veraz, completa y no contiene omisiones.
• Declaración bajo protesta de decir verdad de no tener antecedentes penales ni vínculos con actividades de lavado de dinero o financiamiento al terrorismo.
• Declaración de no conflicto de interés (o, en su caso, declaración del conflicto identificado).
• Carta compromiso de confidencialidad sobre la información de clientes y expedientes.
• Carta de adhesión al Manual de Políticas Internas de PLD/FT de la notaría, incluyendo el compromiso de reportar operaciones o conductas sospechosas al Representante Encargado de Cumplimiento.
• Autorización expresa y por escrito del candidato para realizar las verificaciones descritas en los bloques 6.2 a 6.6, en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.
• Declaración firmada de honorabilidad — el formato que exige el artículo 39 Bis 2 de las Reglas de Carácter General debe además incluir: los sectores obligados en los que el candidato ha laborado previamente, la ausencia de sentencias por delitos patrimoniales, la ausencia de inhabilitación para ejercer el comercio, el servicio público o participar en el sistema financiero, y su conocimiento del Manual de Políticas Internas.

7. Checklist documental del expediente de contratación

El expediente completo debe conservarse por al menos diez años, en línea con el plazo de conservación documental que exige la LFPIORPI para la información relacionada con el cumplimiento PLD/FT.

8. Inducción y programa anual de capacitación en PLD/FT

Ninguna persona debe asumir funciones —ni siquiera de forma temporal o de prueba— antes de recibir esta capacitación mínima, que además debe repetirse de forma anual conforme a la obligación de capacitación continua de la LFPIORPI:

• Conceptos básicos de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, y por qué la actividad notarial es una actividad vulnerable.
• Contenido y ubicación del Manual de Políticas Internas de la notaría.
• Procedimiento interno para reportar una operación o conducta sospechosa al Representante Encargado de Cumplimiento.
• Política de confidencialidad y manejo de expedientes.
• Consecuencias personales e institucionales del incumplimiento (las sanciones a la notaría van de 200 a 2,000 UMA por obligación incumplida conforme al Acuerdo 115/2026, además de las responsabilidades penales individuales que correspondan).

Debe conservarse evidencia de la capacitación (lista de asistencia firmada, material impartido y, de ser posible, una evaluación de comprensión) por diez años.

8.1 Programa anual de capacitación (Cap. XII, arts. 39 a 39 Bis 2)

Además de la inducción inicial, la notaría debe operar un programa de capacitación continua para quien participa en la identificación de Clientes o en el envío de Avisos:

• Periodicidad mínima anual para todo el personal clave.
• El instructor debe acreditar al menos cinco años de experiencia y aplicar una evaluación obligatoria para poder expedir constancias.
• El personal de atención al público o de administración de recursos se capacita antes o al mismo tiempo que ingresa, previo a participar en cualquier acto regulado por el Manual.
• Bitácora de capacitación: registro de cursos, instructores, asistentes y calificaciones; y bitácora de ingresos, con la declaración firmada de honorabilidad y la capacitación previa de cada persona — ambas conservadas diez años.

El primer periodo de capacitación anual corre del 1 de enero al 31 de diciembre de 2027 (Transitorio Séptimo). A partir del 1 de marzo de 2027, el procedimiento de selección y la declaración firmada de honorabilidad aplican a toda nueva contratación (Transitorio Sexto).

9. Roles y responsables

10. Seguimiento y reevaluación periódica

La verificación de honestidad y honorabilidad no termina con la contratación. Este plan incorpora un componente de “conozca a su empleado” (KYE) continuo, alineado con el enfoque basado en riesgo que introduce el Acuerdo 115/2026:

• Reconsulta anual en listas de personas bloqueadas y sancionadas para el personal de riesgo alto.
• Actualización de la declaración de conflicto de interés cuando cambien las circunstancias personales del empleado (por ejemplo, un nuevo cargo público de un familiar cercano).
• Revisión de la efectividad del proceso de selección como parte de la auditoría interna o externa anual del programa PLD/FT de la notaría.
• Capacitación anual obligatoria para todo el personal clave, con evidencia documentada (ver sección 8).

11. Cronograma de implementación del plan

12. Recomendaciones finales

• Involucrar al Representante Encargado de Cumplimiento desde la apertura de cualquier vacante de riesgo alto, no solo al final del proceso.
• Evitar automatizar descalificaciones por un solo hallazgo (por ejemplo, un vínculo PEP): la ley exige análisis de riesgo, no exclusión automática.
• Mantener los formatos de declaración y autorización actualizados conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
• Revisar este plan al menos una vez al año o cada vez que se publiquen reformas a la LFPIORPI o a sus Reglas de Carácter General.
• Validar el contenido final del Manual de Políticas Internas y de este plan con asesoría legal especializada en PLD/FT antes de su puesta en marcha.