En prevención de lavado de dinero, lo que no está documentado no ocurrió. Una notaría puede buscar a cada cliente en listas, evaluar su riesgo y presentar sus avisos a tiempo, pero si no puede mostrar qué se hizo, quién lo hizo y cuándo, ante un auditor o un verificador del SAT el resultado es el mismo que si nunca lo hubiera hecho.
Una bitácora de cumplimiento PLD es precisamente eso: el registro fechado y atribuible de cada acción de cumplimiento. Y con la reforma a las Reglas de Carácter General de la LFPIORPI de agosto de 2026, dejó de ser una buena práctica para convertirse en la materia prima de una obligación nueva: el dictamen anual de auditoría.
Este artículo explica qué debe registrar esa bitácora, cuánto tiempo conservarla, cómo la van a revisar el auditor y el SAT, y cómo dejar de construirla a mano.
Por qué la bitácora pasó a ser obligatoria en los hechos
El Acuerdo 115/2026, publicado en el DOF el 7 de agosto de 2026, cambió el estándar de prueba. Antes bastaba con demostrar que el cliente estaba identificado y que el aviso salió en plazo; ahora hay que demostrar cómo se evaluó el riesgo, por qué se clasificó así a cada cliente, qué alertó el sistema y quién revisó todo al cierre del año. Lo desglosamos completo en LFPIORPI: reformas a sus Reglas de Carácter General.
Tres disposiciones convierten la bitácora en indispensable:
| Disposición | Qué exige | Conservación |
|---|---|---|
| Cap. XIV — Auditoría | Dictamen anual sobre la efectividad del cumplimiento, del 1 de enero al 31 de diciembre, entregado a más tardar el último día hábil de marzo. | Dictamen y soporte: 5 años |
| Cap. XIII, art. 41 — Mecanismos automatizados | Conservar el expediente único, consolidar operaciones, ejecutar el modelo de riesgo y guardar el histórico de cambios de grado de riesgo y de perfil transaccional. | 10 años |
| Cap. XII — Capacitación | Curso anual con evaluación y constancias: programas, materiales, listas de asistencia, evaluaciones y constancias. | 10 años |
| Cap. II Quáter — Metodología de riesgos | Metodología escrita, revisada cuando menos cada 12 meses, con cada revisión por escrito. | 10 años |
El calendario da margen, pero no tanto como parece: los mecanismos automatizados deben estar operando el 1 de junio de 2027, el primer periodo auditable es 2028 y el primer dictamen se entrega en marzo de 2029. Un dictamen sobre 2028 se sostiene con la evidencia que se genere desde el primer día de 2028, no con la que se reconstruya en febrero de 2029.
¿Qué debe registrar una bitácora de cumplimiento?
Cada entrada útil responde a cuatro preguntas: qué acción, sobre quién (cliente u operación), quién la hizo y cuándo, más el resultado. Aplicado a las obligaciones de una notaría:
| Obligación | Qué debe quedar registrado |
|---|---|
| Búsqueda en listas y PEP | Persona buscada, listas consultadas, fecha y hora, resultado (con o sin coincidencias) y cómo se descartaron los homónimos. |
| Evaluación de riesgo | Factores evaluados, calificación, grado resultante, evaluador, fecha, y cada reevaluación posterior sin borrar la anterior. |
| Expediente único | Documentos integrados por persona, estado del expediente, beneficiario controlador identificado y declaración firmada. |
| Umbrales y acumulación | Monto de la operación, acumulado del cliente en el periodo y si se rebasó el umbral de aviso. |
| Avisos | Portal, fecha de presentación, usuario que lo presentó y acuse. También los informes en ceros. |
| Capacitación | Material revisado, declaración firmada, examen con calificación y fecha de vencimiento por persona. |
| Decisiones de criterio | Cuándo un paso "no aplica" y por qué; quién lo decidió. |
La última fila es la que más se olvida y la que más pesa. Un auditor acepta que una operación no requiera aviso; lo que no acepta es que no haya registro de quién lo determinó y con qué fundamento.
Cómo la va a revisar el auditor
El Capítulo XIV distingue quién dictamina según el riesgo propio de la notaría:
- Riesgo bajo o medio: puede dictaminar un área de auditoría o control interno, con personal independiente del Representante Encargado de Cumplimiento.
- Riesgo alto, o por elección: un auditor externo independiente con título y cédula, tres años de experiencia en la materia y certificación vigente de la UIF, sin conflicto de interés.
En ambos casos, el trabajo del auditor consiste en tomar una muestra de clientes y operaciones del año y verificar que cada obligación se cumplió y se puede probar. Nuestro Programa de Auditoría Interna y Cuestionario de Autoevaluación —gratuito— organiza esa revisión en quince reactivos agrupados en cinco bloques: expedientes, riesgo, avisos, mecanismos y capacitación, y notificaciones. Casi todos tienen una columna de "evidencia disponible". Esa columna es tu bitácora.
Algunas preguntas típicas del cuestionario que solo se responden con registro fechado:
- ¿Todos los clientes tienen grado de riesgo asignado, reevaluado cada seis meses o menos?
- ¿Se consultaron las listas antes de cada acto?
- ¿El mecanismo automatizado conserva el histórico de riesgo y perfil transaccional por diez años?
- ¿Se impartió la capacitación anual con evaluación y constancias?
Sin fechas, la respuesta honesta a cada una es "parcial".
Cómo la va a revisar el SAT en una visita de verificación
El dictamen es anual y previsible; la visita no. El SAT arma su programa anual de visitas con una matriz de riesgos en la que el nivel de cumplimiento detectado es una de las variables, según se expuso en la Jornada Nacional del Notariado 2026 sobre visitas de verificación. Tres reglas de ese procedimiento explican por qué la bitácora debe existir antes de que llegue la autoridad:
- No hay citatorio previo. La visita se inicia con quien esté en la notaría.
- Cinco días hábiles para pruebas. Concluida la visita, hay cinco días hábiles para aportar documentación adicional.
- Lo que no se presentó, ya no se presenta. En recurso de revisión o juicio de nulidad no se puede aportar documentación que no se exhibió durante la verificación.
A eso se suma un cambio de rutina diaria: las notificaciones electrónicas. Requerimientos, citatorios y resoluciones llegan por el portal, hay tres días hábiles para abrirlos y al cuarto se tienen por notificados. La regla pide consultar el portal al menos una vez cada día hábil, y esa consulta también conviene dejarla asentada.
Si quieres el antecedente histórico de estas reglas, lo comentamos en Reglas para las Visitas de Verificación a Notarios.
Los tres errores que vuelven inútil una bitácora
1. Sobrescribir en lugar de agregar. Si al reevaluar a un cliente se reemplaza la calificación anterior, se pierde justo lo que pide el artículo 41: el histórico de cambios. Una bitácora solo agrega; nunca edita.
2. Registrar el resultado, no el origen. "Paso completado" no dice nada. "Completado: marcado por la licenciada X el 3 de septiembre, con esta justificación" sí. El auditor necesita saber de dónde salió cada estado.
3. Tener la evidencia dispersa. Las constancias en una carpeta, las evaluaciones en un Excel, los acuses en el correo de alguien y las firmas de capacitación en papel. Cada pieza existe, pero reunirlas para una muestra de cuarenta expedientes toma días que, en una visita, no tienes.
★ Lo más importante de este artículo
Una bitácora que se escribe sola mientras trabajas
La mejor bitácora es la que nadie tiene que llenar: la que se genera como efecto secundario del trabajo diario. Así funciona el módulo de prevención de lavado de dinero de Nuvigant, diseñado para notarías y corredurías mexicanas. Cada acción de cumplimiento deja rastro con usuario y fecha, sin captura adicional:
- Constancias de búsqueda en listas con las fuentes consultadas y la fecha. Si alguna lista externa no respondió, la constancia se marca como incompleta, porque no acredita ausencia de coincidencias. Lo explicamos en búsqueda en listas negras para notarías.
- Evaluaciones de riesgo por persona y por operación que nunca se sobrescriben. Cada guardado crea un registro nuevo con fecha, nivel, score y evaluador, y las evaluaciones generadas por IA quedan identificadas como tales. Es el histórico que pide el artículo 41. Más en matriz de riesgos LFPIORPI.
- Checklist LFPIORPI de 8 pasos en cada expediente que muestra de dónde salió cada estado: calculado con la evidencia del expediente, cumplido por una actividad del seguimiento, con documentos adjuntos o marcado a mano por quién y cuándo. Las marcas manuales de Completado o No aplica exigen justificación, y un mismo documento puede acreditar dos pasos sin duplicarse. Ver el checklist de cumplimiento.
- Expediente único por persona con su estado y la firma de la declaración de beneficiario controlador registradas con quién y cuándo. Detalle en expediente único de identificación.
- Avisos por portal con fecha de presentación, usuario y acuse. Lo cubrimos en avisos a la UIF y DECLARANOT y en acumulados y umbrales.
- Capacitación del personal con evidencia probatoria: declaración con firma autógrafa, usuario, fecha y dirección IP, examen con calificación y fecha, y vencimiento según la periodicidad de la notaría (12 meses por defecto). Ver capacitación PLD del personal.
Y para la muestra del auditor, el Tablero PLD reúne por periodo los expedientes sin evaluación de riesgo, los avisos pendientes, las constancias emitidas e incompletas, el avance del checklist y el estatus de capacitación de cada persona, con exportación a Excel.
Siguientes pasos concretos
- Esta semana: toma cinco expedientes firmados del último trimestre y trata de responder, para cada uno, qué se buscó en listas, qué riesgo se asignó, quién lo decidió y cuándo. El tiempo que tardes es tu línea base.
- Este mes: aplica el cuestionario de autoevaluación y anota en la columna de evidencia dónde vive cada pieza. Lo que no tenga dónde vivir es tu primer hallazgo.
- Antes del 1 de junio de 2027: deja operando tu mecanismo automatizado, sea propio o de un proveedor, con histórico que no se sobrescriba.
- Desde el 1 de enero de 2028: todo lo que hagas es soporte del primer dictamen. Asegúrate de que el programa de capacitación y el Manual de Cumplimiento ya estén vigentes para entonces.
El panorama completo de documentos que exige la reforma está en nuestro hub de la Reforma LFPIORPI 2026.
Conclusión
La auditoría anual no evalúa si tu notaría cumple; evalúa si puede probar que cumple. La diferencia entre ambas cosas es una bitácora: fechada, atribuible, que agrega en lugar de sobrescribir y que se puede consultar en minutos. Construirla a mano es posible, pero frágil. Generarla como efecto natural del trabajo diario es la forma de llegar a marzo de 2029 —y a cualquier visita antes de esa fecha— con la evidencia ya lista.
¿Quieres ver cómo Nuvigant deja registrada cada búsqueda, evaluación, aviso y capacitación de tu notaría para que el dictamen anual se arme solo? Contáctanos aquí y un especialista se comunicará contigo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una bitácora de cumplimiento PLD?
Es el registro fechado y atribuible de cada acción de cumplimiento que realiza la notaría: búsquedas en listas, evaluaciones de riesgo, integración de expedientes, avisos presentados y capacitaciones. Cada entrada debe responder qué se hizo, quién lo hizo, cuándo y con qué resultado, de modo que un auditor o un verificador del SAT pueda reconstruir el cumplimiento sin depender de la memoria del personal.
¿Las notarías deben presentar un dictamen de auditoría PLD?
Sí. El Capítulo XIV de las Reglas de Carácter General, creado por el Acuerdo 115/2026, exige un dictamen anual sobre la efectividad del cumplimiento, del 1 de enero al 31 de diciembre. Si el riesgo propio de la notaría es bajo o medio puede emitirlo un área de auditoría o control interno independiente del Representante Encargado de Cumplimiento; si es alto, un auditor externo con certificación vigente de la UIF. Se entrega a más tardar el último día hábil de marzo y el primero corresponde al ejercicio 2028.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la evidencia de cumplimiento?
Depende de la pieza. El dictamen anual y su soporte se conservan cinco años. La metodología de evaluación de riesgos, la evidencia de capacitación y el histórico de cambios de grado de riesgo y perfil transaccional que guardan los mecanismos automatizados del artículo 41 se conservan diez años, igual que los expedientes únicos, avisos e informes conforme a la Ley y su Reglamento.
¿Sirve una hoja de cálculo como bitácora?
Las disposiciones transitorias admiten hojas de cálculo o bases de datos como mecanismos automatizados, siempre que sean verificables ante la autoridad. El problema práctico es que una hoja de cálculo se sobrescribe sin dejar rastro de quién cambió qué y cuándo, y eso es justamente lo que el auditor necesita ver.
¿Qué pasa si durante una visita del SAT no tengo a la mano la evidencia?
Concluida la visita hay cinco días hábiles para aportar documentación adicional, y la documentación que no se presente durante el procedimiento de verificación ya no podrá aportarse después en un recurso de revisión o juicio de nulidad. Por eso la evidencia debe existir y estar localizable antes de que llegue la autoridad, no construirse en reacción a ella.
Autor
Lic. Romina Rodríguez
Abogada experta en PLD para notarías.
