El expediente único de identificación es la prueba de que conociste a tu cliente antes de prestarle el servicio. Reúne sus datos, los documentos oficiales con que verificaste su identidad, la información sobre su actividad y la identificación de su beneficiario controlador. Es el primer documento que pide la autoridad en una visita de verificación y el que más se repite en una notaría: hay uno por cada persona que comparece.
Con la reforma de julio de 2025 a la LFPIORPI y el Acuerdo 115/2026 que reformó las Reglas de Carácter General, el expediente cambió en tres cosas: ya no es igual para todos los clientes, ahora depende del grado de riesgo, y se conserva diez años. Este artículo explica qué debe contener, cómo varía según el cliente y cómo armarlo sin teclear dos veces la misma información.
¿Qué es el expediente único y qué norma lo exige?
El expediente único es el registro, por cliente, de todo lo que la ley te obliga a saber de él antes de realizar una actividad vulnerable. La base está en el artículo 18 de la LFPIORPI, que fija cuatro obligaciones que el expediente materializa:
| Fracción del art. 18 | Qué exige | Cómo se refleja en el expediente |
|---|---|---|
| I | Identificar y conocer de manera directa al cliente y verificar su identidad con documentos oficiales, recabando copia | Datos generales y copia de la identificación oficial vigente |
| II | En relaciones de negocios, solicitar información sobre su actividad u ocupación | Actividad económica, apoyada en la Constancia de Situación Fiscal |
| III | Identificar al beneficiario controlador de personas morales y fideicomisos; en personas físicas, recabar su declaración al respecto | Datos del beneficiario controlador o la declaración firmada |
| IV | Custodiar y conservar la información que soporte la actividad vulnerable | Resguardo físico o electrónico por al menos diez años |
El detalle de qué datos se capturan está en el artículo 12 de las Reglas de Carácter General y en sus Anexos, que cambian según se trate de persona física o moral, mexicana o extranjera. Como el artículo 17, fracción XII de la Ley hace de la función notarial una actividad vulnerable, todo esto aplica a la notaría.
¿Qué datos y documentos lleva según el tipo de persona?
La regla práctica es la misma para todos: datos que identifican, documentos que los acreditan y beneficiario controlador. Lo que cambia es la lista concreta.
| Tipo de cliente | Datos típicos | Documentos que los respaldan |
|---|---|---|
| Persona física mexicana | Nombre, fecha y país de nacimiento, nacionalidad, ocupación o actividad, domicilio, teléfono, correo, CURP y RFC | Identificación oficial vigente, Constancia de Situación Fiscal, CURP y comprobante de domicilio |
| Persona moral mexicana | Denominación o razón social, fecha de constitución, giro, RFC, domicilio, y datos de su representante o apoderado | Acta constitutiva, Constancia de Situación Fiscal, poder del representante e identificación de éste |
| Persona extranjera | Los mismos datos, más los que permitan verificar su condición migratoria y su identificación fiscal en su país | Pasaporte u otro documento oficial con fotografía y, en su caso, documento migratorio |
Dos detalles que suelen fallar en revisión:
- La identificación debe estar vigente al momento del acto. Una credencial vencida no acredita identidad aunque el resto del expediente esté completo.
- El representante también se identifica. En una persona moral, el expediente no termina con el acta: hay que identificar a quien comparece en su nombre y acreditar sus facultades.
¿Cómo se identifica al beneficiario controlador?
El beneficiario controlador es la persona física que, en última instancia, se beneficia del acto o ejerce el control de la persona moral, aunque no aparezca en la escritura. El Capítulo III Quinquies de las Reglas reformadas fija un orden de prelación:
- Primero, quien tenga 25 % o más del capital.
- Si nadie lo tiene, quien ejerza el control por otros medios ligados a la estrategia y dirección.
- En último lugar, el funcionario de mayor grado.
En fideicomisos hay que subir toda la cadena hasta llegar a la persona física que ejerce el control efectivo. La identificación debe hacerse antes del acto y hay que documentar el procedimiento seguido. Cuando el cliente es persona física, la Ley pide su declaración sobre si conoce o no a un beneficiario controlador distinto; esa declaración firmada forma parte del expediente aunque la respuesta sea "no".
¿Cómo cambia el expediente según el grado de riesgo?
Este es el cambio de fondo del Acuerdo 115/2026. El Capítulo III Bis obliga a clasificar a cada cliente en al menos tres grados de riesgo, y cada grado define un expediente distinto:
| Grado de riesgo | Expediente que corresponde |
|---|---|
| Bajo | Expediente simplificado, con los datos de los Anexos aplicables, pero con documentos en original o copia certificada por fedatario, previo o al momento del acto. Requiere que los criterios de bajo riesgo estén asentados en el Manual. |
| Medio | Expediente único completo del artículo 12. |
| Alto | Debida diligencia reforzada: cuestionario sobre origen y destino de recursos, datos del cónyuge y dependientes económicos y de sociedades con vínculos patrimoniales, verificación de socios ante la Secretaría de Economía y monitoreo más estricto. |
Hay dos supuestos de riesgo alto automático: los no residentes vinculados a jurisdicciones con regímenes fiscales preferentes o señaladas como deficientes, y las Personas Políticamente Expuestas extranjeras. En ambos casos hay que asentar por escrito por qué celebraron el acto en México.
La consecuencia práctica es que no puedes cerrar el expediente sin antes calificar el riesgo. Si todavía no tienes definido cómo calificas, el punto de partida es la matriz de riesgos LFPIORPI y la ficha de clasificación de clientes por grado de riesgo.
¿Qué reglas especiales tienen los notarios?
Las Reglas reformadas traen matices que juegan a favor de la notaría y conviene conocerlos para no sobrecumplir:
- Artículo 13. En los actos de la fracción XII, Apartados A y B, se identifica a quien materialmente solicita la protocolización o formalización, con los datos del Anexo 3, inciso a), numerales i), ii), ix) y x).
- Artículo 13 Bis. Cuando la fe pública se presta al Poder Judicial o a autoridades administrativas en funciones de impartición de justicia, el expediente se integra solo con los datos del Anexo 7 Bis.
- Artículo 3, fracción XIV. La fe pública queda excluida del concepto de "Relación de negocios". Por eso la verificación anual del expediente del artículo 21 no se activa por el simple acto notarial.
- Artículo 23 Ter 1. Si con el cliente solo se realiza un acto, el perfil transaccional se integra con la información de ese único acto.
Estos matices no eliminan el expediente: lo acotan. La identificación, el beneficiario controlador y el resguardo siguen siendo obligatorios en cada operación que lo requiera.
¿Cuánto tiempo se conserva y dónde?
Diez años, contados a partir de la fecha en que se realizó la actividad vulnerable. La fracción IV del artículo 18 de la LFPIORPI, reformada en el DOF el 16 de julio de 2025, permite conservarlo de manera física o electrónica en el domicilio registrado ante la Secretaría. Si sobre esa información se promueve un recurso o juicio, el plazo se interrumpe y vuelve a correr cuando la resolución quede firme.
En la práctica, diez años de expedientes en papel por cada compareciente es un archivo que crece sin control. Y el artículo 41 de las Reglas reformadas ya exige que el mecanismo automatizado conserve, actualice y permita la consulta del expediente único de cada cliente. El calendario para tenerlo operando está en el hub de la Reforma LFPIORPI 2026.
Errores frecuentes al integrar el expediente
- Capturar a mano lo que ya está en un documento. Cada dato tecleado desde la escritura o la identificación es una oportunidad de error en un RFC, una CURP o una fecha.
- Pedir los mismos documentos cada vez. Si el cliente regresa, su CURP o su acta constitutiva no cambiaron. Volver a pedirlos molesta al cliente y duplica archivo.
- Expediente sin búsqueda en listas. La identificación y la verificación en listas negras van juntas. Un expediente completo sin constancia de búsqueda está incompleto.
- Beneficiario controlador "de palabra". Sin declaración firmada o sin el procedimiento documentado, para la autoridad no existe.
- Archivo disperso. Copias en una carpeta física, el escaneo en el correo, la constancia en el escritorio de alguien. Ante un requerimiento, reconstruirlo cuesta días.
★ Lo más importante de este artículo
Un expediente que se arma solo con lo que ya tienes
El expediente único no debería ser trabajo extra: toda la información ya pasa por la notaría en la escritura, el poder y la identificación. En Nuvigant la aprovechamos para que el expediente se integre mientras trabajas la operación:
- La IA lee los documentos por ti. Cargas la escritura, el poder o la identificación y el sistema extrae nombres, RFC, CURP, domicilios y representación, detecta a los participantes y prellena los campos para que solo revises y confirmes. También puedes arrastrar varios documentos a una operación y el sistema da de alta a las personas que encuentra.
- Datos fiscales directo del SAT. Con el RFC y el idCIF de la Constancia de Situación Fiscal, jalas los datos generales del cliente sin capturarlos.
- Documentos guardados en la persona, no en el trámite. Identificación, CSF, CURP y comprobante de domicilio para personas físicas; CSF, acta constitutiva y poder para morales. Lo que cargas hoy le sirve a ese cliente en sus siguientes expedientes.
- Checklist LFPIORPI dentro de cada operación. El checklist de cumplimiento verifica que cada otorgante tenga una identificación registrada y no vencida, marca a cada persona como Pendiente, Listo o No aplica en el paso de Expediente Único, y te deja asentar por participante que ya firmó la declaración de beneficiario controlador, con usuario y fecha.
- Impresión del Expediente Único en PDF. Desde el menú de PLD o desde el proyecto, imprimes los expedientes de todos los participantes con un clic, con los datos que ya capturaste y, al imprimir desde el proyecto, con la búsqueda en listados de sanciones de cada participante.
- Historial completo del cliente. El expediente del cliente concentra sus proyectos, documentos y constancias de listas: justo lo que hay que mostrarle a la autoridad en una revisión.
El resultado es un expediente que se conserva electrónicamente, se consulta en segundos y se alimenta de la misma captura de la operación. Lo que la ley pide conservar diez años queda guardado desde el día uno.
Siguientes pasos
- Revisa tus últimos diez expedientes contra la tabla de este artículo: identificación vigente, CSF, beneficiario controlador o declaración, y constancia de listas. Lo que falte ahí falta en el resto.
- Define tus criterios de riesgo en el Manual antes de usar el expediente simplificado. Sin ellos no puedes aplicarlo. Tienes la plantilla del Manual conforme al Acuerdo 115/2026 y la metodología de evaluación de riesgos, ambas gratuitas.
- Decide dónde vivirán los expedientes los próximos diez años. Si la respuesta es un archivero, calcula cuánto espacio y cuántas horas cuesta una consulta.
- Conecta el expediente con el resto del ciclo: acumulados y umbrales, avisos a la UIF y la bitácora de evidencia para la auditoría.
Si quieres el panorama completo de la reforma, lee LFPIORPI: reformas a sus Reglas de Carácter General. Y si tu duda es sobre clientes con cargos públicos, tenemos una guía sobre qué son los PEPs y para qué les sirven a los notarios.
¿Quieres ver cómo Nuvigant arma el expediente único a partir de la escritura y las identificaciones, sin teclear? Agenda una demo aquí y un especialista te lo muestra con un caso real de tu notaría.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el expediente único de identificación?
Es el conjunto de datos y documentos con los que quien realiza una actividad vulnerable acredita que identificó a su cliente: quién es, a qué se dedica, quién es su beneficiario controlador y con qué documentos oficiales se verificó su identidad. Lo exige el artículo 18 de la LFPIORPI y su contenido lo detallan el artículo 12 y los Anexos de las Reglas de Carácter General, según el tipo de persona.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente?
Al menos diez años contados a partir de la fecha en que se realizó la actividad vulnerable, de manera física o electrónica. Así quedó en la fracción IV del artículo 18 de la LFPIORPI tras la reforma publicada en el DOF el 16 de julio de 2025. Si sobre esa información se promueve un recurso o juicio, el plazo se interrumpe y se reinicia cuando la resolución definitiva quede firme.
¿El expediente es igual para todos los clientes?
No. Con el Acuerdo 115/2026 el expediente depende del grado de riesgo: en riesgo bajo puede ser simplificado, pero con documentos en original o copia certificada; en riesgo medio es el expediente único completo del artículo 12; y en riesgo alto exige debida diligencia reforzada, con cuestionario de origen y destino de recursos y datos del cónyuge y dependientes económicos.
¿A quién identifica el notario en un acto de protocolización?
El artículo 13 de las Reglas reformadas precisa que en los actos de la fracción XII, Apartados A y B, se identifica a quien materialmente solicita la protocolización o formalización, con los datos del Anexo 3, inciso a), numerales i), ii), ix) y x). Cuando la fe pública se presta al Poder Judicial o a autoridades administrativas que imparten justicia, basta con los datos del Anexo 7 Bis.
¿Qué pasa si el cliente es persona física y no tiene beneficiario controlador distinto?
La fracción III del artículo 18 de la LFPIORPI pide recabar de la persona física una declaración sobre si tiene o no conocimiento de la existencia de un beneficiario controlador y, en su caso, la documentación que permita identificarlo. Esa declaración firmada es parte del expediente aunque la respuesta sea negativa.
Autor
Lic. Romina Rodríguez
Abogada experta en PLD para notarías.
